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Déposer ses productions dans HAL : Foire Aux Questions
1. Pour un article, est ce que le dépôt de la notice suffit ?
Non, la notice ne suffit pas. La notice seule n’est pas suffisante pour garantir un accès pérenne à votre publication ; le dépôt du fichier est requis dès que votre recherche est financée en majorité par des fonds publics. La version du fichier (manuscrit auteur ou fichier éditeur), et la durée de la période d’embargo (6 mois ou 12 mois maximum) sont définis en fonction de la nature des droits conservés par les auteurs (cf. questions 6 et 7).
2. Et si mon article est déjà en accès ouvert sur le site de l’éditeur (et qu’un lien « Open Access » apparait sur la notice dans HAL) ?
Non, la notice ne suffit pas non plus.
HAL est l’outil d’archivage institutionnel de la production scientifique d’AgroParisTech. Cela signifie que toutes les publications des agents de l’établissement doivent avoir une version du fichier archivée et accessible via le portail HAL-AgroParisTech (sauf exceptions) ; même si la fonction d’ouverture de la publication n’est plus le principal atout dans ce cas de figure, c’est la fonction d’archivage pérenne remplie par le dépôt qui reste ici recherchée.
A savoir : HAL repose sur des infrastructures nationales qui garantissent la pérennité sur plusieurs décennies de l’accès aux fichiers.
3. Mon éditeur me propose de publier mon article en accès ouvert immédiat en option, contre paiement de frais de publication. Que faire ?
Si l’immédiateté de l’accès ouvert n’est pas un impératif, ne payez pas.
Le dépôt en archive ouverte est gratuit, autorisé par la loi française indépendamment du contrat signé avec votre éditeur, et permet de rendre votre article librement accessible au bout d’un délai maximum de 6 mois en STEM ou 12 mois en SHS pour toute recherche financée en majorité par des fonds publics. Si vous souhaitez améliorer la mise en page « brute » du fichier auteur, c’est tout à fait possible, tant que vous ne reprenez pas la charte graphique de l’éditeur.
4. HAL générique, HAL- AgroParisTech, HAL-INRAE etc. A partir de quelle page réaliser mon dépôt ?
Dans l’absolu, cela n’a pas d’importance fondamentale, car toutes ces entrées mènent à une seule et même base de données, les portails jouant le rôle d’espace personnalisé pour les organismes qui les administrent : un renseignement correct des affiliations permet de faire remonter le dépôt dans tous les portails institutionnels concernés. En revanche, chaque institution a la possibilité de personnaliser certaines options de son portail, notamment dans les formulaires de saisie.
Si vous êtes agent.e d’AgroParisTech, nous vous invitons à privilégier le portail HAL-AgroParisTech. Mais si votre publication a été déposée par un co-auteur à partir d’un autre portail, elle n’est pas perdue et il n’y a pas besoin de refaire le dépôt, assurez-vous simplement que votre affiliation est correctement renseignée.
5. Pourquoi je ne vois pas toutes mes publications sur mon CV HAL (alors que je suis sûr.e de les avoir renseignées) ?
Votre CV HAL est associé à votre idHAL : cela signifie que seules les publications dont la forme auteur est raccrochée à votre idHAL dans votre profil sont prises en compte dans votre CV. Or, il est assez courant que de nouvelles formes auteurs soient générées au moment d’un dépôt, notamment si ceux-ci proviennent de systèmes automatiques (versement depuis une autre archive, etc.).
Rendez-vous dans votre espace personnel > Mon profil > Configurer mon idHAL et vérifiez que toutes les formes de votre nom sont bien associées à votre idHAL.
6. Comment je détermine la version du fichier à déposer ?
Si vous avez conservé les droits de reproduction sur la version éditeur finale (utilisation d’une licence Creative Commons, clause du contrat d’édition, etc.), alors vous pouvez utiliser cette version du fichier ; dans ce cas, pensez bien à cocher l’option correspondante au moment du dépôt.
Les licences Creative Commons sont des outils juridiques permettant aux créateurs d’une oeuvre de définir les conditions de réutilisation de cette oeuvre. Elles permettent à toute personne souhaitant réutiliser le contenu de le faire dans le respect des souhaits de leur(s) créateur(s), sans avoir à demander individuellement les autorisations. Les licences Creative Commons permettent de moduler différents niveaux de droits : paternité, partage à l’identique, partage sous la même licence, utilisation commerciale.
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Plus d’informations sur le site : https://creativecommons.org/licenses/?lang=fr-FR
Dans les autres cas, utilisez la version auteur, dont le contenu est le plus proche possible de la version publiée, mais sans la mise en forme de l’éditeur. Vous pouvez personnaliser vous même la mise en forme du fichier, tant que ce n’est pas celle de l’éditeur. Dans ce cas, vérifiez que l’option correspondante est bien déclarée au moment du dépôt.
7. Comment je détermine si je dois paramétrer un embargo et sa durée si c’est le cas ?
Si votre article est déjà disponible en accès ouvert sur le site de l’éditeur (rechercher une mention Creative Commons, ou un texte précisant accès ouvert) :
- Ne mettez pas d’embargo.
Si votre article n’est pas en accès ouvert :
- Vérifiez sur Sherpa Romeo (https://v2.sherpa.ac.uk/romeo/) ou votre contrat d’édition la durée d’embargo demandée par l’éditeur.
- Si cette durée est supérieure à 6 mois en STEM ou 12 mois en SHS, appliquez les délais maximum fixés par la loi française.
- Si cette durée est inférieure à 6 mois en STEM ou 12 mois en SHS, choisissez la durée plus faible autorisée par la revue.
L’embargo court à partir de la date de mise en ligne de l’article sur le site de l’éditeur, et non pas à partir de son inclusion dans un numéro, qui peut avoir lieu plusieurs mois après. Cet embargo se paramètre directement dans HAL au moment du dépôt du fichier. Ainsi, il n’y a pas besoin d’attendre cette durée pour faire le dépôt.
8. Comment je dépose un fichier ?
9. Comment je crée mon identifiant auteur dans HAL ?
10. Quid de mes vieux articles (années 90, etc.) ?
Le dépôt des fichiers peut être compliqué par leur ancienneté : difficile de retrouver une version auteur à partir d’un certain délai ; pourtant, la loi continue à s’appliquer, et l’accord de l’éditeur demeure nécessaire pour le dépôt de leur version (même numérisée, et/ou d’une qualité variable). Le mieux est d’essayer de demander aux éditeurs cette autorisation par mail, mais le dépôt ne sera peut-être pas possible dans tous les cas.
en attente développement
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